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Une étape après l’autre : numériser les collections

Numérisation d'un imprimé patrimonial.

Depuis 2010, l’atelier de numérisation du Service de coopération documentaire interuniversitaire de Montpellier (SCDI)1 se consacre à la reproduction du patrimoine documentaire des universités de Montpellier. Au fil des ans de nombreux documents ont été numérisés et, pour la plupart, valorisés via la bibliothèque numérique patrimoniale Foli@. Si la typologie des documents reproduits reflète la diversité et la richesse des collections (pour citer quelques exemples : manuscrit, imprimé, tapuscrit, partition, charte, affiche, carte géographique, estampe, dessin, tirage photographique, plaque de verre photographique, plaque de verre pour lanterne magique…), la numérisation repose sur une série d’étapes qui, à peu de choses près, est identique pour tous les chantiers.

Pourquoi numériser ?

Cette question relève du responsable de collection avec qui les échanges en amont du chantier de numérisation sont indispensables. Il s’agit avant tout de comprendre la ou les finalités souhaitées : la numérisation sera-t-elle partielle ou intégrale ? Le document numérique sera-t-il diffusé dans Foli@ dans un corpus existant ou bien qui sera à créer ? La numérisation est-elle en première intention au titre de la conservation préventive2 ? Les images serviront-elles à l’impression d’un support physique de valorisation ou de médiation (catalogue d’exposition, flyer, affiche , fac-similé…) ?

Les réponses apportées à ces questions déterminent les conditions de réalisation du chantier, les livrables attendus (format, résolution et espace colorimétrique des images) ainsi que les étapes de post-production après obtention des images numériques.

Mais il est également essentiel de s’assurer du bon état du document et de son adéquation avec le projet de numérisation. Un examen attentif des éventuelles fragilités et/ou dégradations par le responsable de fonds permet, le cas échéant, d’identifier des actions de conservation curative à des fins de stabilisation avant ou après numérisation, grâce à l’expertise des conservateurs-restaurateurs.

Ces préalables ainsi passés en revue, la numérisation du document peut commencer.

Préparer la scène

Après réception du document et enregistrement de son arrivée dans le module de gestion des collections Flora3, l’atelier de numérisation ou de photographie est configuré pour le chantier. Situés dans des locaux rénovés en 2016 sur le campus Route de Mende de l’Université de Montpellier Paul-Valéry, ces ateliers sont adaptables à divers formats et volumétries de documents. La proximité de l’atelier de conservation-restauration permet, le cas échéant, de bénéficier d’autres espaces de stockage pour les grands formats notamment. La spécificité de ces chantiers sera, par ailleurs, abordée prochainement sur ce carnet.

Le paramétrage du scanner ou de l’appareil photo moyen format (production adaptée aux formats supérieurs au A1) vient compléter la préparation à la numérisation. Le scanner est un outil adapté à une numérisation de masse où les paramètres pour les manuscrits, les imprimés et les documents graphiques tels que cartes, affiches ou estampes, sont définis depuis son acquisition en 2010. Au cours des ans, ils n’ont que très peu varié et restent toujours d’actualité. La table de reproduction, la tête de balayage et le traitement interne de la capture imposent néanmoins un positionnement du document (ou de la partie qui sera reproduite) perpendiculaire au balayage. Dans certains cas, cela peut s’avérer rigide et inadapté, à la différence de la prise de vue à l’aide du moyen format. La souplesse de la mise en place au studio photo et la possibilité de reproduire en une seule fois des formats de documents supérieurs au A1 oriente bien souvent le choix d’utiliser le moyen format plutôt que le scanner. Là aussi, les paramètres de prises de vue changent peu d’un chantier à l’autre, à l’exception notable des documents transparents qui peuvent également être reproduits avec un scanner spécifique ou un appareil photo et une table lumineuse4.

Produire les images numériques

La numérisation patrimoniale est avant tout la reproduction la plus fidèle possible au document original, ce qui implique une mise en scène sobre et un éclairage uniforme : un simple fond uni (blanc, noir ou gris) est inséré derrière le document, tandis que l’absence d’ombre parasite témoigne d’une lumière conforme aux attentes. L’objectif est d’obtenir un ensemble d’images homogènes dans leur composition, qu’elles correspondent à un seul bien (document relié tel que livre imprimé ou manuscrit) ou à un même fonds (par exemple le fonds photographique du Musée des Moulages).

La mise en place du document prend compte des conseils de manipulation des conservateurs-restaurateurs. Outre une gestuelle mesurée et adaptée, on prend soin de restreindre l’ouverture d’un livre patrimonial durant la capture afin de ménager sa structure. Dans la plupart des cas, l’angle maximal recommandé est de 90°, mais il peut être plus faible et poser des problématiques de reproduction à évaluer pour chaque document. Il sera parfois utile de recourir à des cales en mousse, des poids de différentes formes et des baguettes en verre acrylique placées à des endroits stratégiques, tout au long de la numérisation ou pour certaines vues en particulier.

Reproduction de la planche dépliante 72. Elémens de physiologie végétale et de botanique. Par C. F. Brisseau-Mirbel, de l’Institut… Première[-seconde] partie [130151-2-2], BU Sciences – Université de Montpellier.

Les documents dont les dimensions sont supérieures au A1 nécessitent à la fois beaucoup d’attention durant leur manipulation, mais aussi dans certains cas, plusieurs prises de vues qui se chevauchent et seront assemblées en post-production. Le positionnement du document évolue donc au gré des images à produire et rallonge le temps consacré à la capture.

Outre la mise en place, la qualité de reproduction des couleurs du document est fondamentale. Il faut donc s’en assurer à l’aide d’une charte colorimétrique placée près du document et/ou en début de séance pour ce qui concerne les documents reliés. La balance des blancs avant numérisation permet, quant à elle, de neutraliser les couleurs dominantes ambiantes qui pourraient influer sur le rendu du blanc et fausser la fidélité chromatique.

Et l’on veille, bien évidemment, à la netteté de l’image. Souvent, un contrôle visuel de l’image et un œil avisé sauront repérer les corrections à faire le cas échéant. Il peut être complété par une mire de définition pour optimiser la mise au point.

Utilisation de mires de définition durant le microfilmage d’un incunable.

La touche finale : le contrôle qualité

Suite au processus de capture dont le temps imparti aura été plus ou moins long, il convient de vérifier la qualité des images et la complétude : il serait dommage d’oublier une partie des pages d’un livre que l’on souhaite reproduire intégralement ! La vérification se fait avec le document original sous les yeux dans l’optique de comparer finement la version physique et le substitut numérique. En effet, la numérisation d’un imprimé ou d’un manuscrit relié privilégie une numérisation des pages de gauche dans un premier temps, puis des pages de droite dans un second temps (ou vice-versa), ce qui limite les manipulations inutiles et fait gagner du temps. Il est donc nécessaire d’insérer des vues entre celles déjà produites, processus qui peut conduire à de mauvais positionnements dans l’ordre existant (le document physique) ou bien à des oublis. Cette étape est cruciale avant la finalisation des images à livrer sous peine de devoir reprendre les actions qui suivront.

Contrôle exhaustif des images numériques avec le document original.

Une fois le contrôlé terminé et validé, les images sont identifiées à l’aide de métadonnées. Il existe différents formats de métadonnées, autrement dit les informations qui décrivent la donnée, ici l’image. Nous avons fait le choix d’utiliser les métadonnées IPTC5 pour identifier chaque image en renseignant le titre, l’auteur, la cote, l’institution qui conserve l’œuvre représentée, ainsi que le statut des droits et le nom du service producteur de l’image, dans le cas présent le SCDI de Montpellier6.

Pour les besoins spécifiques au chargement dans la bibliothèque numérique patrimoniale Foli@ une version au format PDF est créée à partir de chaque image, permettant pour les documents imprimés la reconnaissance optique des caractères (ROC)7 et la recherche sur le texte brut ainsi obtenu. Ce format est aussi proposé au téléchargement pour chaque image ou pour le document complet. Enfin, un fichier de correspondance est constitué à partir des noms des fichiers numériques, indiquant pour chacun la page ou le feuillet représenté, le recto ou le verso d’une carte ou d’un tirage, le numéro de planche ou toute autre information que le responsable de collection estime utile de mentionner. À noter que cette information de foliotation, de pagination, ou autre, peut également être présente dans les métadonnées, même si ce n’est pas l’option que nous avons retenue. Dans tous les cas, elle permet de créer une table des matières cliquable et de faciliter la navigation dans le document numérique.

Préserver dans la durée

Bientôt une autre étape s’ajoutera à la chaine de numérisation de l’atelier de numérisation-photographie du SCDI. Depuis 2024, le service s’est engagé dans un projet d’archivage pérenne de la production numérisée aux côtés du Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur (CINES, https://www.cines.fr/). Un projet déjà pensé aux débuts de la numérisation d’après le Guide de procédures, remanié de nombreuses fois au cours des années, mais où a toujours figuré la notion de fichier d’archivage. La concrétisation de cette intention, 15 ans après la création de l’atelier, est une belle expression de l’engagement continu des personnels au service du patrimoine documentaire des universités de Montpellier.

Vous en saurez plus dans un prochain billet sur notre carnet !


  1. De 2010 à 2020 l’atelier faisait partie de la BIU de Montpellier. ↩︎
  2. Quelques explications complémentaires à ce sujet sont à retrouver dans la capsule-vidéo consacrée à la numérisation du fonds photographique du Musée des Moulages. ↩︎
  3. Depuis 2022, le SCDI a fait le choix d’utiliser le module musée de Flora Software pour centraliser la documentation produite par les ateliers patrimoniaux, ainsi mise à disposition des responsables de collections, et pour tracer les mouvements des œuvres entre les lieux de conservation de référence et les ateliers. ↩︎
  4. Pour en savoir plus, consulter la publication consacrée à la reproduction des plaques de verre sur notre page Facebook. ↩︎
  5. International Press Telecommunications Council. Ces métadonnées servent à la gestion et l’utilisation des images notamment par les agences de presse. ↩︎
  6. La BIU de Montpellier était créditée avant 2021. ↩︎
  7. Ou Optical Character Recognition (OCR) en anglais. ↩︎


OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Audrey Cogoluegnes (2 décembre 2025). Une étape après l’autre : numériser les collections. Ex Bibliotheca. Consulté le 18 janvier 2026 à l’adresse https://doi.org/10.58079/159b2


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